Dokumenten- und Verteilercode

Salve All,

es ist heutzutage unerlässlich Informationen in Kategorien zu unterteilen um die Verteilung der Informationen zu reglementieren und eventuell einzuschränken. Diese Regelementierung erreicht man durch die Ausarbeitung und Anwendung eines Dokumenten- und Verteilercodes. Dieser Dokumenten- und Verteilercode gilt grundsätzlich für ALLE Informationen, egal ob sie in elektronischer oder in gedruckter Form vorliegen!
Das nachfolgende Beispiel soll aufzeigen, wie ein Dokumenten- und Verteilercoder aussehen kann.

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Dieses Dokument erklärt die Anwendung des Dokumenten- und Verteilercodes und der Dokumentennummerierung die auf allen Dokumenten der Firma XXX zu finden ist. Der Dokumenten- und Verteilercode ist in der Regel in der rechten, unteren Ecke eingedruckt sofern dies möglich ist. Sonst ist der Dokumentencode an anderer Stelle auf dem Dokument vermerkt.

Die Dokumentennummer hat die Form JJMMTTAAXX/YY-ZZ wobei JJMMTT das Datum ist an welchem das Dokument ausgegeben oder erstellt wurde in der Form Jahr-Monat-Tag.

Mit der Bezeichnung AA wird das Kürzel des Dokumentenerstellers angegeben.

Die Bezeichnung XX stellt die Seriennummer des Dokuments von 01 bis 99 dar. Die Seriennummer gilt für den Fall, daß mehrere Dokumente an einem Tag erstellt werden.

Der Seriennummer folgt YY was eine Versionsnummer darstellt. Mit jeder Änderung die am Dokument durchgeführt wird, muß die Versionsnummer erhöht werden.

Der Versionsnummer folgt ZZ was den eigentlichen Verteilercode angeht der aus zwei Großbuchstaben besteht. Der Verteilercode kann der unten angegebenen Liste entnommen werden.

1.Buchstabe	Bedeutung	Erklärung
A	Allgemein	Für allgemeine Verteilung an jeden der fragt. Normalerweise werden Prospekte und Ankündigungen allgemeiner Natur unter diesem Buchstaben geführt. Kann mit dem 2. Buchstaben U oder E kombiniert werden.
U	User	Für die Verteilung an registrierte User oder an potentielle User. Normalerweise werden Mitteilungen über Updates und Verbesserungen unter diesen Buchstaben geführt. Einschränkungen sind möglich. Kann mit dem 2. Buchstaben U oder E kombiniert werden.
P	Presse	Für die Verteilung an die Presse. Pressemitteilungen oder kostenlose Fachartikel werden unter diesem Buchstaben geführt. Kann mit dem 2. Buchstaben U oder E kombiniert werden.
H	Händler	Für die Verteilung an Händler und potentielle Wiederverkäufer. Einschränkungen sind möglich. Händlerkataloge, Händlerinformationen und Werbematerialien werden unter diesem Buchstaben geführt. Kann mit dem 2. Buchstaben U oder E kombiniert werden.
C	Center	Für die Verteilung an Support Center. Wenn keine Einschränkung erfolgt kann das Material auch Händlern gezeigt werden die als potentielles Support Center in Betracht kommen. Preislisten werden unter diesem Buchstaben geführt. Kann mit dem 2. Buchstaben U oder E kombiniert werden
I	Intern	Nur für den internen Gebrauch. Streng vertrauliche Unterlagen. Kann mit dem 2. Buchstaben U oder E kombiniert werden.
K	Keine	Keine Verteilung. Streng vertrauliche Unterlagen. Wird nur mit dem 2. Buchstaben V verwendet!

2.Buchstabe	Bedeutung	Erklärung
U	Uneingeschränkt	Verteilung an alle Gruppen die dem 1. Buchstaben zuzurechnen sind und an die Gruppe von Buchstaben, die in der oberen Liste unter dem aufgeführten Buchstaben stehen.
E	Eingeschränkt	Verteilung an gewisse Gruppenteile die dem 1. Buchstaben zuzurechnen sind und an die Gruppe von Buchstaben, die in der oberen Liste unter dem aufgeführten Buchstaben stehen. Anfrage beim Autor vor der Vertei lung erforderlich.
P	Persönlich	Darf nur gewissen Personen zugänglich gemacht werden. Personenname muß auf dem Dokument vermerkt sein oder muß einer definierten Personenliste entnommen werden.
V	Verteilung	Wird nur in Verbindung mit dem 1. Buchstaben K verwendet. Dokument darf nicht verteilt werden.

3.Buchstabe	Bedeutung	Erklärung
P	Presse	Darf der Presse nicht zugänglich gemacht werden! Immer in Verbindung mit dem 2. Buchstaben E.

Dokumente die in der Überschrift mit "Confidential" oder "Vertraulich" markiert werden dürfen nicht außerhalb der durch den 1. Buchstaben angegebenen Gruppe gezeigt werden.

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Viel Erfolg bei der Ausarbeitung eines Dokumenten- und Verteilercodes für Ihre Organisation.

Best regards

Howard