Salve All,

wer sich um 20 Uhr die täglichen Abendnachrichten im Fernsehen ansieht wird außer mit dem neuesten öffentlichen Unfähigkeitsnachweis eines Politikers auch mit Unglücken und Naturkatastrophen konfrontiert, die irgendwo auf dieser Welt geschehen. Egal ob Wirbelstürme, Überschwemmungen, Feuersbrünste, Erdbeben, Vulkanausbrüche, Flugzeugabstürze oder Chemieunglücke, irgendwo auf dieser Welt ist, im negativen Sinne, immer etwas los. Dies mag zwar für jemanden der beim Abendessen die Nachrichten schaut nicht sonderlich beängstigend sein, es trifft ja immer die anderen, doch die von dem Unglück Betroffenen stehen oftmals vor dem Verlust ihrer bürgerlichen Existenz, wenn es ihnen denn schon gelungen ist ihr Leben zu retten. Was solche Unglücke und Naturkatastrophen anbelangt, so haben große Firmen schon seit Jahrzehnten entsprechende Vorkehrungen in Form von Notfallplänen, Ausweichrechenzentren usw. getroffen.

Doch was für große Unternehmen an Vorsorgemaßnahmen machbar und vor allen Dingen bezahlbar ist, können sich kleine und mittelständige Unternehmen in dieser Form nicht leisten. Problematisch und existenzbedrohend für die kleinen und mittleren Unternehmen wird es aber, wenn diese Unbezahlbarkeit als Ausrede dafür herhalten muß, daß gar keine Sicherheitsvorkehrungen für den Katastrophenfall getroffen werden.

Dieser Artikel soll deshalb Lösungsmöglichkeiten für kleinere Unternehmen aufzeigen, wie eine sogenannte "Hot Site" mit einem überschaubaren Finanzbudget aufgebaut und unterhalten werden kann und welche organisatorischen und logistischen Dinge bei der Planung und Einrichtung einer Hot Site zu berücksichtigen sind. Dabei werden aus Praxisbeobachtungen und realen Vorfällen auch erstmals Themen behandelt, wie sie in dieser offenen Form bisher noch nicht in Fachartikeln erörtert wurden.

Wie bereits eingangs geschildert, liefern die Abendnachrichten im Fernsehen genügend Argumente für eine wirkungsvolle Katastrophenvorsorge in Unternehmen. Untermauert wird dies noch durch Langzeitbeobachtungen von Schadensversicherern. Aus den Auswertungen der Schadensversicherer geht hervor, daß in den letzten 20 Jahren nicht nur die Anzahl der Katastrophen um ein Vielfaches angestiegen ist sondern auch die damit entstandene Schadenssumme für die Opfer. Die gleiche Aussage trifft für die von den Versicherungen ausgezahlten Schadenssummen im Katastrophenfall zu. Damit stellt sich den Verantwortlichen in Unternehmen eigentlich nicht mehr die Frage, ob es das eigene Unternehmen denn einmal treffen wird, sondern viel mehr wann es das eigene Unternehmen trifft und wie hoch die Schadenssumme sein wird.

Konzeptioneller Grundgedanke einer Hot Site ist das Vorhandensein von Ausweichräumlichkeiten mit entsprechender Infrastruktur um im Notfall oder Katastrophenfall den Geschäftsbetrieb von den katastrophenbetroffenen Originalräumlichkeiten innerhalb kürzester Zeit in die Hot Site zu verlagern. Damit soll sichergestellt werden, daß die Geschäftsunterbrechung im Notfall nur so kurz wie möglich anhält. Im optimalen Fall ist für den Kunden keine Unterbrechung der Geschäftstätigkeit zu spüren.

Hot Site

Risikoanalyse


Bevor man mit der Einrichtung einer Hot Site beginnt muß eine Risikoanalyse vorausgehen. Da man sich unmöglich vor allen erdenklichen Katastrophen schützen kann (Kometeneinschlag, Landung von Aliens, usw.) muß durch eine Risikoanalyse festgestellt werden, welches die wahrscheinlichsten Katastrophen sein könnten. Bezugnehmend auf Naturkatastrophen müssen natürlich geographische Gegebenheiten genauso berücksichtigt werden wie lokale meteorologische Besonderheiten.

Basierend auf die Erkenntnisse der Risikoanalyse können dann die meisten Faktoren zur Einrichtung einer Hot Site ermittelt werden.

Einer der wichtigsten Faktoren ist, wie weit die geographische Trennung zwischen Unternehmenssitz und Hot Site sein müssen. Dies können von hundert Metern bis mehrere Kilometer Entfernung sein. Sollte z.B. bei der Risikoanalyse festgestellt werden, daß eine hohe Wahrscheinlichkeit für ein großflächiges Hochwasser den Firmensitz bedroht, so macht es keinen Sinn eine Hot Site fünfzig Meter weiter in der gleichen Straße einzurichten. Die Hot Site wird im Katastrophenfall genauso im Hochwasser absaufen wie der Firmensitz.

Zu berücksichtigende geographische Besonderheiten:

Flüsse und Bäche

Problem:

Hochwasserbildung und Hochwasserverteilung

Zu ermittelnde Faktoren:

Wie schnell kann eine Hochwassersituation entstehen.

Mit welcher Vorwarnzeit ist bei einer Hochwassersituation zu rechnen.

Welche lokalen Wettersituationen können eine Hochwassersituation entstehen lassen.

Welche überregionalen Wettersituationen können eine Hochwassersituation entstehen lassen.

Wie großflächig breitet sich das Hochwasser aus (welche Straßen bzw. Zufahrtswege werden unpassierbar).

Was ist der zuletzt gemessene höchste Hochwasserstand.


Berge

Problem:

Geröll-Lawinen, Schlamm-Lawinen, Schnee-Lawinen

Zu ermittelnde Faktoren:

Die Wahrscheinlichkeit von außergewöhnlichen Regenmengen oder Schneemengen.

Ist ein solches Ereignis schon einmal eingetreten.

Welche Straßen bzw. Zufahrtswege könnten unpassierbar werden.


Wald

Problem:

Waldbrände, Baumbruch

Zu ermittelnde Faktoren:

Die Wahrscheinlichkeit von außergewöhnlichen Trockenperioden.

Ist ein solches Ereignis schon einmal eingetreten.

Welche Straßen bzw. Zufahrtswege könnten unpassierbar werden.


Regionale tektonische Besonderheiten

Problem:

Erdbeben

Vulkanausbruch

Zu ermittelnde Faktoren:

Die Wahrscheinlichkeit von Erdbeben in der Region

Ist ein solches Ereignis schon einmal eingetreten.


Regionale meteorologische Besonderheiten wie z.B. häufige Gewitterbildung, hoher Niederschlag, lange Trockenperioden (Waldbrandgefahr) usw.

Die hier angeführte Aufzählung erhebt bei weitem nicht den Anspruch auf Vollzähligkeit. Es soll dem Leser damit aber ein oberflächlicher Eindruck vermittelt werden, welche Problemfaktoren bei einer Risikoanalyse zu beachten sind.

Die Risikoanalyse sollte von einem Fachmann erstellt werden. Damit wird sichergestellt, daß alle wahrscheinlichen Risiken mit der richtigen Gewichtung innerhalb der Risikoanalyse bedacht und entsprechend beschrieben werden.

Erst nach Abschluß einer Risikoanalyse kann ein Forderungenkatalog für die einzurichtende Hot Site erstellt werden.

Organisationsanalyse


Als nächstes muß eine Analyse der Unternehmensorganisation vorgenommen werden. Dabei wird festgehalten welche Unternehmensbereiche im Notfall in die Hote Site ausgelagert werden, in welcher Reihenfolge diese Auslagerung zu geschehen hat (Frauen und Kinder zuerst in die Rettungsboote), welche Arbeitsmittel und Unterlagen mitzunehmen sind, wo sich diese Arbeitsmittel und Unterlagen befinden und last but not least wer für die reibungslose Durchführung dieser Notfallmaßnahme koordinierend verantwortlich ist. Für größere Unternehmen ist es darüber hinaus auch noch ratsam einen Personalplan zu erstellen, welches Personal für die notfallmäßige Auslagerung benötigt wird und welches Personal in der Hot Site für die Dauer des Notfalls beschäftigt wird. Auf diesen Personalplan will ich hier nicht näher eingehen, da bei der Zielgruppe der kleinen Unternehmen die Personalmenge übersichtlicher ist und dadurch auch flexibler gehandhabt werden kann.

Aus den Resultaten der Organisationsanalyse wird ein Notfallplan erstellt welcher den schnellen Umzug vom Firmensitz in eine Hot Site regelt. Für kleine Unternehmen kann dieser Notfallplan aus weniger als 30 Seiten bestehen für mittlere und große Unternehmen hat er oftmals das Format eines 300 Seiten Buches.

Forderungenkatalog


Mit dem Forderungenkatalog werden die Mindestanforderungen an eine Hot Site in Bezug auf Größe, Einrichtung, Infrastruktur und Logistik definiert. Der Forderungenkatalog sollte auf den Erkenntnissen basieren die mit der Risikoanalyse und der Organisationsanalyse gewonnen wurden. Mit dem Forderungenkatalog an eine Hot Site wird aber auch indirekt definiert, wieviel die Einrichtung und Unterhaltung einer Hot Site ein kleines Unternehmen kosten wird. Es ist deshalb sehr wichtig, daß hier großen Wert auf die tatsächlich benötigte Notfalleigenschaften gelegt wird und nicht auf unnötigen Luxus der nur unnötiges Geld kostet. Um es noch einmal deutlich zum Ausdruck zu bringen, eine Hot Site soll im Notfall für einen begrenzten Zeitraum die Durchführung und Aufrechterhaltung von überlebenswichtigen administrativen Geschäftsaktivitäten erlauben und nicht den zweiten Firmensitz für das Unternehmen darstellen.

Größe der Räumlichkeiten


Ein wichtiger Faktor in vielerlei Hinsicht spielt die Größenbemessung für eine Hot Site. Je größer die Räumlichkeiten bemessen sind, desto mehr kann dorthin ausgelagert werden und umso bessere Arbeitsbedingungen herrschen dort. Aber die Größe der Räumlichkeiten schlägt sich auch in den Unterhaltungskosten nieder und ist dementsprechend zu kalkulieren. Je nach Unternehmensart und Größe müssen in einer Hot Site zwischen vier und 10 Personen arbeiten können um den Geschäftbetrieb im Notfall aufrecht erhalten zu können. Man kann davon ausgehen, daß pro Person mindestens 4,5qm Arbeitsfläche benötigt werden. In dieser Arbeitsfläche sind zwar Schreibtisch, Stuhl und Durchgang berücksichtigt, jedoch nicht die Stellflächen für technische Arbeitsmittel wie z.B. Computer, Drucker, Kopierer, Fax usw. Für jedes benötigte technische Arbeitsmittel müssen noch einmal mindestens 1qm bei der Raumgrößenberechnung berücksichtigt werden.

Absicherung der Hot Site Räumlichkeiten


Das Problem mit Hot Sites liegt in der Tatsache begründet, daß die Räumlichkeiten nie benutzt werden, außer im Notfall. Deshalb muß eine Hot Site einer besonderen Absicherung unterliegen. Damit soll verhindert werden, daß die Hot Site im Falle des Notfalls unbrauchbar ist. Es gab bereits Fälle in denen die Hot Site aufgebrochen und die darin für den Notfall eingelagerten Arbeitsmittel aus den Räumlichkeiten gestohlen wurden. Darunter Computer, Telefone, Fax-Geräte und TK-Anlagen.

Um dies zu verhindern sollten sichere Türen und Fenster in der Hot Site vorhanden sein. Der Einsatz von Gittern und einer Alarmanlage sollte in Erwägung gezogen werden.

Ein besonders heikles Thema sind die Türschlösser. Hier wird in aller Regel am meisten gespart. Oftmals findet man billige Schließzylinder aus einem Baumarkt vor, die keinem ernsthaften Einbruchsversuch auch nur Sekunden standhalten und die mit entsprechendem Lockpick-Werkzeug innerhalb weniger Sekunden ohne Zerstörung geöffnet werden können. Hier ist dringend der Einsatz von Sicherheits-Schließzylindern hoher Qualität erforderlich. Solche Schließzylinder sind nur im qualifizierten Fachhandel erhältlich und kosten einige hundert Mark pro Schließzylinder.

Um bösen Überraschungen vorzubeugen sollte die Hot Site in unregelmäßigen Intervallen auf Unversehrtheit hin überprüft werden. Dies kann durch Nachbarn, eine vertrauenswürdige Person oder eine Wach- & Schließgesellschaft erfolgen.

Wird fortgesetzt!

Wann hat Noah die Arche gebaut? BEVOR der Regen kam!


Best regards,

Howard

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